[Update 25.05.2020] Datenschutzkonformes Formular für die Bayerische Gastronomie zur Gästeerfassung – kostenloser Download

Seit dem 18. Mai 2020 dürfen in Bayern in der Gastronomie im Außenbereich und ab 25. Mai 2020 auch im Innenbereich wieder Gäste bewirtet werden. Dabei ist gemäß DaSchuWi-GmbH-externer-link § 13 Abs. 4 Satz 3 der 4. BayIfSMV (Vierte Bayerische Infektions­schutz­maßnahmen­verordnung)  „ein Schutz- und Hygienekonzept auf der Grundlage eines von den Staatsministerien für Gesundheit und Pflege und für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie DaSchuWi-GmbH-externer-linkbekannt gemachten Rahmenkonzepts für die Gastronomie auszuarbeiten“.

Danach ist eine Gästeliste zu führen, die Namen, Telefonnummer und Zeitraum des Besuchs enthalten sollte. [Update 25.05.2020]Die mit Wirkung zum 26. Mai 2020 geänderte[/Update] Ziffer 3.2.9, Sätze 2 und 3 dieses Konzepts verlangt ausdrücklich:

[Update 25.05.2020]Die Dokumentation ist so zu verwahren, dass Dritte sie nicht einsehen können und die Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust oder unbeabsichtigter Veränderung geschützt sind. Die Daten sind nach Ablauf eines Monats zu vernichten. Der Gastgeber hat den Gast bei Erhebung der Daten entsprechend den Anforderungen an eine datenschutzrechtliche Information gemäß Art. 13 DSGVO in geeigneter Weise zu informieren.[/Update]

Um nun den Bayerischen GastwirtInnen die Umsetzung der in Satz 2 genannten Anforderungen zu erleichten, habe ich ein entsprechendes Formular erstellt, dass kostenfrei genutzt werden kann. Auf der PDF-Datei im DIN A4-Format sind zwei Formulare (im Format DIN A5-quer) enthalten. Bitte diese Formulare vor Gebrauch auseinanderschneiden um die genannten Anforderung („Die Gästeliste ist so zu führen und zu verwahren, dass Dritte sie nicht einsehen können.“) zu gewährleisten, denn Dritte wären auch nachfolgende Gäste! [Update 25.05.2020] Ergänzend wird eine Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGBO benötigt, diese ist deutlich sichtbar auszulegen oder auszuhängen. Hierzu können Sie das Musterformular des Bayerischen Landesamtes für Datenschutz verwenden, nachdem Sie die Angaben Ihres Betriebs eingetragen haben.[/Update] Diese PDF-Datei kann hier kostenlos heruntergeladen werden:

Corona-Gaesteerfassung.pdf

Bei der Nutzung gilt: Sie verwenden das Formular auf eigene Verantwortung und dürfen es gerne – in unveränderter Form – an andere weitergeben. Etwaige Anregungen können Sie mir gerne per E-Mail an: kontakt [at] daschuwi-gmbh.de (bitte „ [at] “ durch „@“ ersetzen) zukommen lassen.

Und falls Sie sich fragen, warum ich so ein Formular erstelle: Nun, ich habe gestern beim Eisessen in einer Eisdiele mit Außenbewirtung ein Formular vorgelegt bekommen, bei dem die Anforderung, dass Dritte die Gästeliste nicht einsehen können, nur dann eingehalten werden kann, wenn das Formular beim Betreten eines abgegrenzten Bereiches ausschließlich vom Personal ausgefüllt wird. Das mag bei Biergärten oder Außenbereichen von Gaststätten funktionieren, die einen oder zwei zentrale Eingänge haben, an denen das Formular vom Gast ausgefüllt wird. Wenn aber die Tische frei zugänglich an der Straße oder auf einem Platz stehen, bietet es sich a geradezu an,  neu ankommenden Gästen das Formular zum Ausfüllen auf den Tisch zu legen und dann etwas später – wenn die Bestellung aufgenommen wird – wieder ausgefüllt mitzunehmen. Hierbei müsste dann aber jedes mal ein neues Formular hingelegt werden, da sonst die neuen Gäste die bisherigen Eintragungen sehen könnten, was es zu vermeiden gilt.

Dieses Formular mit 21 Zeilen für jeweils einen Gasteintrag war nun aber kein selbstgebasteltes Formular, sondern eines von einem Fachverband, auf dessen Nennung ich hier bewußt verzichte. Einen Hinweis, dass dieses Formular nur vom Personal ausgefüllt und ausgefüllte Formulare nicht von anderen Gästen eingesehen werden dürfen fehlt auf dem Formular. Auch konnte ich keine anderen Nutzungshinwiese auf der Website des Verbandes entdecken, in dem auf diese notwendige Vorgehensweise hingewiesen würde. Daher habe ich den Verband auf das in meinen Augen unvorteilhafte Formular hingewiesen und die kostenfreie Nutzung meines Formulars angeboten.

[Update 25.05.2020] Das zuständige Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) teilt meine datenschutzrechtlichen Bedenken an dem von mir monierten Formular, wie es in seiner Pressemitteilung vom 25.05.2020 deutlich machte.  Das BayLDA hat zudem „Hinweise zum Datenschutz bei der Erhebung von Kontaktdaten von Gästen in Gastronomiebetrieben zur Nachverfolgung von Coronavirus-Infektionswegen“ veröffentlicht, in denen auch Links zu Musterformularen enhalten sind. [/Update]

Warum steht in meinem Formular die Tischnumer, auch wenn sie im oben genannten Hygienekonzept nicht gefordert ist? Nun, gerade bei größeren Außenbereichen kann es für eine Infektionsnachverfolgung relevant sein, wer zu einem bestimmten Zeitraum (der laut Hygieneverordnungg anzugeben ist) in wessen Nähe saß. Daher sollte meines Erachtens auch die Tischnummer erfasst werden um im Fall der Fälle dem Gesundheitsamt nicht nur die Liste der Gäste eines bestimmten Zeitraumes geben zu können, sondern auch mit Hilfe des Tischplans, angeben zu können, wer näher oder weiter weg saß.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist: https://daschuwi.gmbh/gastro

Über Werner Hülsmann

Jahrgang 1961, 1982 - 1988: Studium der Informatik mit Schwerpunkt Datenschutzrecht, seit 1992 berufliche Tätigkeit im Bereich Datenschutz, u.a. bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, seit 2004 als externer Datenschutzbeauftragter für kleine, mittlere und große Unternehmen, auch in internationalen Zusammenhängen, tätig.
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